Politique de confidentialité L’Echelle ASBL

Généralités

Responsable de traitement des données :
N° d’entreprise : 0448 610 152
Déléguée à la protection des données : Fabienne Vandoorne

L’Echelle ASBL s’engage à protéger vos données personnelles et à respecter votre vie privée. L’Echelle ASBL respecte les lois et règlements applicables, parmi lesquels le RGPD (Règlement général sur la protection des données) – Règlement européen – EU 2016/679 du 27-04-2016.

Dans cette déclaration, nous voulons vous informer clairement et de façon transparente de la manière dont nous traitons vos données personnelles.

1. Les fondements juridiques du traitement des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées :

• dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de l’exécution de mesures précontractuelles ;
• ou afin de respecter une obligation légale à laquelle L’Echelle est soumise.

Celles d’entre elles qui présentent un caractère « sensible » sont traitées :

• afin d’exécuter des obligations légales et d’exercer des droits propres à L’Echelle ;
• ou afin d’assurer votre prise en charge sociale sur base du contrat d’accompagnement que vous (ou votre représentant légal) avez signé avec L’Echelle.

Dans certaines circonstances, nous traitons vos données sur base de votre consentement libre et éclairé. Ce consentement se rapporte à une finalité spécifique, dûment explicitée au préalable. Il peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement ne vaut que pour la finalité à laquelle se rapporte le consentement.

Nous ne traitons des données personnelles de mineurs d’âge qu’avec l’autorisation explicite des parents ou des personnes qui ont l’autorité parentale.

2. Les principes de traitement des données à caractère personnel

L’Echelle ASBL veille à traiter vos données à caractère personnel en conformité avec le RGPD, de manière transparente et loyale.

L’Echelle ASBL traite les données à caractère personnel pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Ces finalités sont décrites dans le point 3. Les types de données à caractère personnel traitées, pour leur part, sont indiqués dans le point 5.

Les données à caractère personnel récoltées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Elles sont exactes et tenues à jour. Les données inexactes ou obsolètes sont rectifiées ou effacées sans délai. Par ailleurs, les données à caractère personnel ne sont conservées que pendant la durée nécessaire au regard de la finalité poursuivie.

L’Echelle ASBL veille à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées en vue de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Ces mesures seront mises à jour et révisées suivant l’évolution technologique, administrative et légale.

Nous ne transmettons pas de données personnelles à des instances hors de l’Union européenne.

3. Pour quoi traitons-nous des données personnelles ?

Vos données à caractère personnel sont traitées par L’Echelle ASBL pour les finalités citées ci-après.

L’accueil et l’accompagnement des usagers représentent un axe central au niveau du traitement des données à caractère personnel. Les finalités poursuivies sont notamment :

• L’inscription sur la liste d’attente ;
• La signature du contrat d’accompagnement ;
• L’accompagnement proprement dit ;
• La rédaction de notes et de rapports ;
• La réorientation ou la clôture d’un accompagnement.

Des données à caractère personnel peuvent également être traitées pour des objectifs de communication au sein du service ou de communication externe – pour l’expédition de bulletins d’informations et d’invitations (suivant un besoin justifié) par exemple.

4. Quelles sont les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées ?

Les données à caractère personnel traitées peuvent concerner plusieurs catégories de personnes :

• Les (futurs) usagers et, le cas échéant, leurs représentants légaux ;
• L’entourage des usagers ;
• Le réseau professionnel des usagers ;
• Tout acteur amené à collaborer avec ou pour L’Echelle ASBL ;

5. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

• Les données d’identification et de contact. Par exemple nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de carte d’identité, numéro national, etc.
• Les détails personnels. Par exemple, la nationalité, la date et le lieu de naissance, sexe, etc.
• La situation familiale. Par exemple l’état civil, le nombre d’enfants, le milieu de vie, etc.
• Les données relatives à la formation et à l’emploi. Par exemple, le niveau d’étude, les qualifications professionnelles, la fonction, etc.
• Les données financières. Par exemple la provenance des revenus, la banque, le numéro de compte bancaire.
• Les données médicales et relatives à la santé. Par exemple l’identité et les coordonnées du médecin traitant.

Cette liste reprend de manière synthétique les données à caractère personnel récoltées pour l’ensemble des personnes concernées. Certaines données peuvent n’être récoltées que pour une catégorie de personnes concernées.

Il est possible que L’Echelle ASBL doive traiter d’autres types de données personnelles pour des finalités spécifiques. Les personnes concernées seront alors, au préalable, pleinement informées des finalités et de toute autre information nécessaire au traitement des données à caractère personnel.

6. A qui vos données à caractère personnel sont-elles transmises ?

Les données à caractère personnel relatives aux usagers (ou son représentant légal) et à l’entourage de ce dernier peuvent être traitées par :

• L’accompagnant.e référent.e, son remplaçant, l’équipe notamment dans le cadre des réunions d’équipe où sont présentés des éléments en lien avec le projet d’accompagnement ;
• Le responsable administratif ;
• Le service de comptabilité ;
• La direction ;
• L’administration et le bureau régional de l’Agence pour une Vie de Qualité – branche Handicap ;
• Les organismes publics compétents ;
• Tout acteur appelé à contribuer à l’accompagnement ;
• Des professionnels amenés à établir une expertise.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

L’Echelle ASBL conserve les données personnelles pour la durée nécessaire au regard du but pour lequel elles sont traitées ou pendant le laps de temps fixé par la loi. Au-delà, elles sont détruites.

A titre d’exemple, les données à caractère personnel relatives à l’accueil et à l’accompagnement sont conservées jusqu’à dix années après la clôture de l’accompagnement. Les données à caractère personnel récoltées dans le cadre d’une demande et/ou d’une inscription sur liste d’attente n’ayant pas abouti à un accompagnement sont conservées douze mois suivant l’année durant laquelle elles ont été récoltées.

Toute donnée à caractère personnel reprise dans un document comptable est conservée dix ans.

8. Comment sécurisons-nous vos données ?

Des mesures techniques et d’organisation sont prises pour protéger les données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illicite ainsi que contre la perte, la destruction ou les dégâts accidentels. Entre autres considérations :

• Toutes les personnes ayant accès à vos données en raison de leur fonction au sein de L’Echelle ASBL sont tenues au secret professionnel ;
• Tous les systèmes informatiques sont sécurisés par des noms d’utilisateur et des mots de passe ;
• Les systèmes de sauvegarde des données sont sécurisés et adaptés pour prévenir les risques de pertes ou de vols ;
• Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures de sécurité.

Un document reprenant explicitement nos mesures techniques et organisationnelles est disponible au siège de L’Echelle, 2, rue Saint-Joseph 7700 Mouscron.

9. Quels sont vos droits ?

L’Echelle ASBL s’engage à respecter vos droits en tant que personne concernée.

Vous pouvez notamment :

• accéder aux données qui vous concernent ;
• en demander une copie papier ou électronique ;
• demander que des informations vous concernant soient rectifiées lorsqu’elles sont inexactes ou complétées lorsqu’elles sont incomplètes.

Si vous aviez une plainte concernant le traitement de vos données, nous vous demandons de nous contacter directement au 056-84.67.04 ou à l’adresse direction@echelleasbl.be.

Vous avez toujours le droit de porter plainte auprès de :

L’Autorité de Protection des Données (ADP)
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles

Vous pouvez également demander à consulter les documents annexés à cette politique de confidentialité si vous souhaitez de plus amples informations.

10. La modification de cette déclaration

L’Echelle ASBL peut modifier et mettre à jour cette déclaration.

Dépôt d’une plainte

Vous souhaitez manifester votre insatisfaction ou nous faire part d’une situation concernant le service, vous pouvez le faire en envoyant un courrier de plainte ou en téléphonant à L’Echelle ASBL en demandant à parler à Fabienne Vandoorne, Directrice.

Suivi

Votre plainte est examinée par la Direction.

Elle peut proposer, selon votre situation particulière, d’en parler avec votre accompagnant.e ou, si cela n’est pas envisageable, d’organiser une rencontre ou un contact téléphonique afin d’évaluer le problème.

Résolution

Le plus rapidement possible, la Direction proposera des pistes de résolution du problème et s’assurera du suivi.

Clôture

Vous acceptez la solution proposée par le service. La plainte est clôturée.

Vous n’acceptez pas la solution proposée par le service.

Dans ce cas, vous avez la possibilité de vous adresser par courrier à l’Agence pour une Vie de Qualité (AViQ), Rue de la Rivelaine, 21 à 6061 Charleroi, par téléphone au 071.33.78.17 ou par courriel : plaintes-interpellations@aviq.be.